Fundación Industrial Navarra
Automatización de procesos administrativos con Power Platform
Contexto
La Fundación Industrial Navarra (FIN), creada en 2014 en colaboración con el Colegio Oficial de Ingenieros Industriales y la Asociación de Ingenieros Industriales de Navarra, es una organización sin ánimo de lucro. Su objetivo es impulsar el desarrollo y competitividad de empresas navarras a través del intercambio de conocimientos y buenas prácticas. Con más de 200 empresas asociadas que representan aproximadamente el 95% del PIB industrial regional, FIN juega un papel central en el tejido empresarial navarro.
Reto
La FIN enfrentaba desafíos en la gestión de inscripciones y seguimiento de alumnos en sus cursos, un proceso manual que consumía tiempo y tenía riesgo de errores. La diversidad de tareas exigía una revisión para agilizar el registro y unificar procedimientos. La automatización del envío de correos y la supervisión automatizada del progreso de los alumnos eran esenciales para mejorar la comunicación y el seguimiento. El objetivo era reducir sustancialmente el tiempo dedicado, gestionar más procesos eficientemente y minimizar errores.
Solución
Implementamos una solución integral en dos fases para optimizar los procesos de inscripción y seguimiento de alumnos en la FIN. Utilizando herramientas de Microsoft 365 como Power Automate, Power BI, Forms y Excel. La primera fase se centró en la recopilación y unificación eficiente de datos, preparación y análisis con Power BI, y la automatización de tareas como el envío de correos. La segunda fase incluyó la publicación del informe en la nube de Microsoft 365, la automatización diaria de la actualización de datos, y la implementación de sistemas para chequear y dar de alta nuevos registros. En conjunto, esta solución brindó a la FIN una gestión ágil y precisa de inscripciones y seguimiento.
¿Qué hemos conseguido?
La solución ha reducido drásticamente el tiempo y costes administrativos, mejorando la calidad del proceso de inscripción y seguimiento. Esto ha optimizado los procesos internos de la FIN y proporcionado una experiencia más eficiente para los alumnos. El éxito ha impulsado evoluciones futuras, incluyendo la implementación de un nuevo sistema de almacenamiento de datos y la mejora de la automatización mediante Power Automate. Además, se considera la incorporación de inteligencia artificial con AI Builder de Power Automate y SharePoint para la gestión documental..
Otros casos de éxito
Da el paso hacia la transformación digital
Haz crecer tu empresa mediante la formación a usuarios y el asesoramiento a equipos directivos con los que facilitar una rápida adopción de la tecnología e impacto real en tu negocio.