¿Mi empresa necesita Business Intelligence? Ejemplo de BI

¿Qué es el Business Intelligence?

El Business Intelligence (BI) básicamente es una mezcla de técnicas y tecnologías que permiten analizar datos y obtener información de gran valor para la empresa. Gracias a ello, directivos y dirigentes pueden poner en marcha estrategias empresariales más certeras basadas en la evidencia de la información obtenida.

En la sección Business Intelligence de nuestra web podrás ampliar más información al respecto. Y en concreto, en el apartado «Beneficios que aporta Inteligencia 2.0» encontrarás algunos ejemplos de ventajas obtenidas en diferentes ámbitos con la implantación de BI. Tras su lectura seguramente apreciarás que los campos de aplicación del BI son extensos. Y, por tanto, que el potencial del BI para mejorar cualquier proceso de negocio es muy grande. Pero lo importante es que se puede simplificar mucho el proceso para obtener información empresarial de valor a través de técnicas de Business Intelligence. Y en este post vamos a tratar de demostrártelo con un sencillo, pero esperamos, clarificador ejemplo de cómo es posible hacer BI en un pequeño negocio o empresa.

Un ejemplo de cómo hacer BI en un pequeño negocio (Restaurante)

Imaginemos que una pequeña empresa, como por ejemplo podría ser un restaurante, quiere conocer la satisfacción de sus clientes tras disfrutar de su oferta culinaria. Para ello, deciden preparar un cuestionario online con el que los clientes, tras probar alguno de los platos ofrecidos en la carta, pueden juzgar desde sus móviles una serie de aspectos relacionados con el servicio recibido y calidad del producto degustado.

Supongamos además que la dirección del restaurante quiere sacar mayor rendimiento a los datos recabados a través del cuestionario. Sabe que para hacerlo debe relacionar las respuestas dadas por los clientes con otros datos del negocio. Pero, sin embargo, tiene dudas sobre por dónde y cómo debe empezar a hacerlo. Para resolver esta situación, veamos tres sencillos pasos a tener en cuenta para implementar una estrategia de BI.

Paso 1: Define el problema y los objetivos de negocio

En este ejemplo de desarrollo de BI en un pequeño negocio hay una labor previa a la creación del cuestionario que es muy importante para la dirección del restaurante. Esta tarea es reflexionar de antemano sobre cuál es la necesidad o el problema a resolver, cuál es la información que conviene o se necesita conseguir y cuáles son los objetivos de negocio que con ella se pretende impulsar. Es decir, sobre qué vamos a pedir opinión a los clientes y para qué la vamos a pedir. A continuación compartimos algunos ejemplos sobre cómo definir objetivos de negocio.

Atención al cliente Vs Ingresos

Supongamos que un objetivo de negocio de este ejemplo de implantación de BI es analizar la incidencia que tienen la calidad de la atención que ofrece su personal sobre los ingresos de un determinado día de la semana. Siendo así, en el cuestionario se pedirá que el cliente identifique la fecha en la que probó sus productos. A renglón seguido le preguntará sobre variables del servicio disfrutado, como rapidez, amabilidad, eficiencia, confianza, etc. Recabados esos datos a través del cuestionario, los almacenará para poder cruzarlos con otros datos obtenidos por otros medios o herramientas como son, la caja recaudada ese día, las personas que llevaron a cabo el servicio, la ocupación de la sala, los platos que se consumieron, etc.

Gustos y preferencias Vs Planificación de la producción

Para valorar atributos relacionados con el producto final ofrecido, la dirección del restaurante seguramente optará por recabar la opinión de los clientes sobre aspectos específicos de los platos degustados (textura, olor, sabor, color, presentación etc.). Con el objetivo de descubrir cuáles son sus gustos y preferencias sobre la carta actual. En este caso, el objetivo de negocio pretendido sería obtener información desde el punto de vista del cliente (demanda) con la que planificar mejor la producción de su cocina o valorar posibles novedades a incorporar en su carta (oferta).

Gustos y preferencias Vs Planificación de las compras

Si lo que el restaurante busca es optimizar la logística y el almacenamiento del stock de materias primas, podrá también aprovechar toda la información recogida sobre gustos y preferencias de los productos finales para cruzarla con datos de estacionalidad de las materias primas y de los proveedores que las proporcionan (fechas de producción, épocas de consumo, precios de compra, rotación de inventario, disponibilidad, entrega, etc.). Por lo que el objetivo de negocio en esta ocasión será planificar mejor las compras y hacer un mayor aprovechamiento de los alimentos adquiridos.

Experiencia de Cliente Vs Inversión

Del mismo modo, si el restaurante tiene pensado realizar una inversión en sus instalaciones con el objetivo de mejorar la experiencia que obtienen los clientes, probablemente les interesará mucho conocer de antemano su veredicto en cuestiones como si el local y el mobiliario actual les parece acogedor, si la temperatura es la adecuada, si el ambiente es el apropiado, etc. De ese modo pueden establecer prioridades sobre las mejoras a incorporar y la inversión necesaria para ello.

La definición de estos cuatro objetivos de negocio nos sirve como ejemplo sobre el que desarrollar un proyecto de BI. Con ello hemos pretendido que el lector se haga una idea de como es posible cruzar datos recabados de los clientes (demanda) con otros que son generados internamente por el negocio (oferta). Pero hay muchos otros ejemplos igual de interesantes que si lo deseas, podemos adaptar a tu negocio y explicártelos.

Paso 2: Define las cuestiones sobre las que se van a recabar los datos y cómo se van a valorar

Siguiendo con este ejemplo de desarrollo de BI en un restaurante, una vez definidos los objetivos de negocio pretendidos, la dirección del restaurante elabora los distintos ítems o preguntas que compondrán el cuestionario y serán presentados a los clientes. La dinámica del cuestionario permitirá a los clientes valorar cada cuestión sobre la que se le consulta en una escala del 1 al 5. Una evaluación de 1 implica que el cliente da una muy mala valoración a la opción por la que se le consulta. Por el contrario, evaluar con un 5 implica que el cliente da una muy buena valoración sobre el ítem en cuestión sobre el que es consultado.

Por lo tanto, entendiéndolo de una forma muy simple, la esencia de la dinámica del cuestionario es:

1. Recabar 5 tipos de datos numéricos (1, 2, 3, 4 y 5)
2. Relacionarlos con una serie de ítems (entendidos como atributos o variables) del servicio recibido, en un momento de tiempo determinado.

Supondremos que, para este ejemplo de BI, todos los datos recabados a través del formulario de satisfacción son recogidos en formato digital. En un post anterior ya vimos la importancia de un almacén de datos para el negocio, ya que este es el primer paso a dar para salvaguardar y normalizar los datos susceptibles de ser tratados. Si el restaurante obra de esta manera, disfrutará de los beneficios de tener un almacén de datos. De este modo podrá trabajar sobre ellos para cruzar los registros obtenidos vía cuestionario con otros datos que también pueda haber almacenado. Nos referimos a datos de ventas, compras, clientes, consumo de materias primas, fechas, temporalidades, personal que trabajó el servicio, comandas atendidas, platos del día, etc.

Paso 3: Cruza los datos con otros existentes para llegar a mejores conclusiones

Ya hemos comentado que en este ejemplo de desarrollo de BI, la dirección del restaurante busca enriquecer los datos recabados con otros registros ya salvaguardados. El objetivo de ese cruce de datos es poder llegar a conclusiones, más allá de las proporcionadas por los propios datos recabados a través del cuestionario de satisfacción. El propósito final es que la opinión actual de los clientes (demanda) sirva para desarrollar nuevas estrategias para impulsar los resultados futuros del negocio (oferta). Y todo ello gracias a la aplicación de técnicas de Business Intelligence.

En definitiva, la inteligencia de negocio hace posible que el restaurante convierta los registros introducidos en un determinado momento por los clientes (simples números del 1 al 5), en información empresarial. Información de gran valor (conclusiones sobre el negocio basadas en el análisis estadístico y la obtención de evidencias).

Ese tratamiento para el aprovechamiento del dato es, en esencia, la inteligencia de negocio.

¿Cómo implanto mi estrategia de Business Intelligence?

El proceso de implantación de una solución de Business Intelligence puede ser muy sencillo. Pero sin la dirección ni el equipo de proyecto adecuado, puede llegar a complicarse mucho.

Como todo en la vida, la clave para asegurarse buenos resultados es rodearte de buenos consultores en la materia y adquirir la tecnología adecuada. Por lo que el equipo consultor por el que te decantes debe cumplir al menos con dos requerimientos: tener amplios conocimientos sobre la lógica del negocio y una contrastada experiencia en la implantación de soluciones tecnológicas análogas a las que tu organización requiere.

En VALORTIC_ somos expertos en ciencia de datos e implantación de soluciones tecnológicas de Business Intelligence. Apostamos por fasear en la medida de lo posible los alcances de los proyectos de implantación que lideramos. Para lograrlo, ponemos foco en analizar previamente los procesos de negocio con objeto de dividir la totalidad de los retos pretendidos en varias pequeñas píldoras o pruebas de concepto. De ese modo, vamos cubriendo diferentes necesidades concretas que aparecen en el proyecto.

Las principales ventajas de esta manera de obrar es que las soluciones de Business intelligence que implantamos son aprovechadas casi de forma inmediata por los clientes. Obtenido con ello un rápido retorno de las acciones acometidas, a la vez que comprueban la utilidad y potencial de las soluciones de BI implantadas.

Pasos para implantar un proyecto de BI

Aunque el detalle de los trabajos realizados es mayor, desde VALORTIC_ recomendamos cumplir al menos con los siguientes pasos:

1. Una vez identificados los problemas y fijados los objetivos de negocio, configuramos el equipo de proyecto que trabajará junto al personal clave del cliente para resolver las necesidades de partida.
2. Resueltos los hitos anteriores, confeccionamos el plan de acción y fijamos el cronograma que regirá los trabajos a realizar hasta la puesta en marcha de la solución.
3. Una vez el plan de acción y el cronograma han sido validados por el cliente, pasamos a identificar las fuentes y orígenes de datos como paso previo a almacenar, modelar y estructurar los datos que van a ser objeto de análisis y explotación. La herramienta de BI que utilizamos para estas últimas fases del proyecto es Microsoft Power BI. En VALORTIC_ hemos escogido esta solución por ser la plataforma líder en su mercado. Microsoft Power BI se integra perfectamente con todo el ecosistema de soluciones de Microsoft (Windows, Office 365, Dynamics 365, etc.). Pero sobre todo, a lo largo de estos años ha demostrado que es una herramienta de gran valor para recabar y analizar datos, transformarlos en información empresarial y visualizar ésta de forma clara en tiempo real.

Microsoft Power BI, la herramienta perfecta para el desarrollo de la inteligencia empresarial

En VALORTIC_ utilizamos Microsoft Power BI, solución de análisis empresarial para el tratamiento y visualización de datos de nuestros proyectos de inteligencia empresarial. Tal y como hemos comentado en el título, creemos que es la herramienta perfecta para todo analista de negocio. Y no lo decimos sólo nosotros. La consultora Gartner lleva posicionando a Microsoft Power BI como la solución líder en el mercado de plataformas de Business Intelligence durante los últimos 12 años. Este es su Cuadrante Mágico de Gartner 2019 para plataformas de análisis e inteligencia empresarial.

Para más información, podéis obtener el informe del Cuadrante Mágico de Gartner 2019 para plataformas de análisis e inteligencia empresarial a través de este formulario de descarga de Microsoft.

Obtén una imagen más precisa, clara y en tiempo real de la información empresarial

Gracias a Microsoft Power BI nuestros clientes pueden visualizar de forma gráfica e intuitiva la información resultante del trabajo que realizamos para ellos. Esta herramienta nos permite analizar, tratar y presentar información de gran relevancia para conseguir los objetivos de negocio pretendidos por nuestros clientes. A la vez, evitamos la utilización de extensas y aburridas tablas repletas de datos o números. que por lo general requieren de información de contexto o de tratamiento adicional para poder ser interpretados.

Consecuencia de ello, los clientes obtienen una imagen precisa, clara y en tiempo real de la información procesada y de valor para su negocio.

En definitiva. A la respuesta de si tu empresa necesita Business Intelligence, te respondemos con un rotundo “Sí”. Dicho lo cual, no queremos obviar la advertencia de que es importante entender y asimilar previamente que los datos son la materia prima necesaria para elaborar el producto final deseado (información). Por lo que el paso previo será preocuparse de identificar datos de negocio, porque sin ellos, difícil obtener información de valor para el negocio.