Por qué estás tardando en adaptar tu empresa al Teletrabajo

COVID-19: jaque a personas… y a empresas.

La amenaza del COVID-19 es muy seria. Fuentes gubernamentales advierten que las cifras de contagio no han llegado todavía a sus cotas máximas. Y, visto lo acontecido en otros países, nadie duda que el escenario está por empeorar. Consecuente con ello, la alerta global para mitigar su propagación y evitar el colapso de los sistemas de salud está en su nivel más alto.

Ante este panorama, son ya varios los países en situación de emergencia nacional, que han adoptado una serie de medidas de urgencia. Hablamos del cierre de fronteras, restricciones a la movilidad, o incluso el confinamiento de los ciudadanos en sus casas. Pero también de cancelaciones de pedidos, caída de la producción y problemas a la hora de deslocalizar al personal de la empresa con objeto de mantener la producción y evitar expedientes de regulación de empleo. O, lo que es peor, cierres de negocios.

La crisis es de tal magnitud que los países acometen estas medidas tan drásticas aún a sabiendas de que el impacto y consecuencias que toda esta situación va a tener sobre la economía y sociedad está por determinar. Una cosa está clara: la actividad económica global se va a resentir seriamente. Y las empresas, si quieren continuar en activo, van a necesitar adaptarse urgentemente a las nuevas circunstancias y paradigma del teletrabajo.

¿Está la empresa española preparada para el teletrabajo?

Hay que reconocerlo. En España son muchas las organizaciones que viven ancladas en una cultura empresarial basada en el “presentismo”. De hecho, es muy significativo el porcentaje de empresas que se ven profundamente afectadas por esta crisis debido a que la opción de trabajo a distancia era para ellas un modelo inédito, que no estaba ni tan siquiera contemplado como una opción dentro de su estrategia empresarial.

Es un hecho que esta crisis ha pillado a muchas empresas con el pie cambiado y sin capacidad de llevar a efecto medidas de teletrabajo. Y la consecuencia es que, si no hacen nada por remediarlo, difícilmente van a poder paliar los efectos negativos que ya se están derivando por no poder deslocalizar de los centros de trabajo a sus equipos.

La solución pasa por tomar conciencia de la importancia de adoptar medidas que garanticen la continuidad de los negocios. La realidad nos ha demostrado que la capacidad de teletrabajar es una variable clave para muchas empresas. Gracias a ello, la empresa puede descentralizar la actividad de ciertos puestos de trabajo para mantener activos sus procesos clave.

No hay una respuesta única. La verdad es que hay organizaciones que, por su idiosincrasia, tienen mayor necesidad de labor presencial. A este tipo de empresas seguramente no les bastará con adoptar medidas de teletrabajo, debido a la dependencia de su actividad a que las personas estén físicamente en sus puestos de trabajo. El reto para ellas será mayor ya que tendrán que ir más allá. Seguramente deberán empezar por analizar todos sus procesos productivos para dar respuesta a cuestiones tan importantes como:

1. Cuáles son realmente sus procesos claves
2. Cuáles de ellos pueden realmente ser transformados digitalmente para ser ejecutados en remoto.
   
3. Cuál será el impacto que esta actuación tendrá sobre la continuidad de la empresa

Las respuestas a estas preguntas y sus posibles combinaciones, permitirá asignar a cada proceso una prioridad inicial. Con la lista priorizada, el siguiente paso será revisar cuáles son las tecnologías disponibles que permitirían llevar a cabo la transformación digital de la empresa hacia el Teletrabajo. Y en paralelo, saber cuál será el coste-beneficio y el tiempo que tomaría el implantarlas. Recabados todos los datos y hecho el análisis, la empresa estará en posición de valorar la factibilidad real de adaptar alguno de sus procesos al Teletrabajo.

Aun con todo lo anterior, aun hay otro conjunto de factores muy importantes que puede afectar al éxito de este proceso, pero que son difícilmente cuantificables. Nos referimos al ingenio, arrojo y tesón del empresario o directivo para abordar esta transformación y crecerse ante las dificultades. Pues, aunque ya se sabe que todo es susceptible de mejora y que la tecnología es un gran aliado para ello, a veces, el esfuerzo requerido puede ser una barrera importante. Y es que, en ocasiones, no es necesario implantar lo último en tecnología para mejorar. Basta con tener un poco de ingenio y afrontar los retos para descubrir que en realidad las barreras tecnológicas son más pequeñas de lo que parecían inicialmente. Veamos un ejemplo.

Ejemplo de adaptación (caso real)

Contexto y situación de partida

Imagina un puesto de frutas y hortalizas en un mercado de abastos de una ciudad. En el puesto trabajan el empresario (propietario) y 5 trabajadores. Su modelo de negocio hasta esta crisis, venía siendo de lo más tradicional. De hecho, durante más de 20 años su actividad ha dependido totalmente de que los clientes acudan presencialmente a su puesto. Y, como seguramente habrás imaginado, para este empresario la tecnología nunca fue en el pasado un factor clave para el desarrollo de su negocio.

Problema a afrontar

Como a la mayoría de empresas, el estado de alerta y la situación de confinamiento por el COVID-19 ha hecho temblar los pilares de este modelo de empresa tradicional. Sin clientes acudiendo al mercado de abastos, no hay ventas. Pero es que además, la mercancía es perecedera y solo se puede almacenar temporalmente. Por lo tanto, si no se actuaba rápido vendiendo las existencias, las pérdidas se disparaban.

Ante semejante amenaza, el propietario barajó dos posibilidades: la primera suponía asumir lo dramático de la situación y acometer un ERTE con toda su plantilla por cierre forzoso. Y en consecuencia, las pérdidas que de ello se derivasen. Y la segunda, era afrontar el riesgo de permanecer abierto y tratar de aprovechar la situación de crisis a modo de ventana de oportunidad. Esta opción le exigía adoptar medidas de teletrabajo en alguno de los procesos de su negocio, como era el casos de la recogida de pedidos. Pero también a transformar su proceso de venta para sobrellevar la falta de afluencia de clientes a su puesto del mercado.

Solución adoptada

Ante la disyuntiva, el empresario, tras asesorarse y valorar pros y contras de ambas opciones, optó por la alternativa más arriesgada. Si los clientes no podían desplazarse hasta su puesto en el mercado de abastos, el negocio se desplazaría hasta ellos. Para ello, pensó en cómo adaptar su empresa a un modelo que permitiese desarrollar parte de su actividad bajo modalidad de teletrabajo. O, al menos aquellos, procesos que más afectaban a sus ventas.

Observó que, con poco esfuerzo, era factible transformar completamente su proceso tradicional de venta. El objetivo era pasar de la venta directa presencial en el mercado a un modelo de televenta basado en tecnología «puntera»: el teléfono y el datáfono móvil 🙂 . Como primer paso para lograrlo y mientras valoraba si implementaba otras tecnologías (como por ejemplo podría ser una crear una tienda online), introdujo rápidamente leves modificaciones que permitían gestionar la recogida de pedidos por teléfono. En paralelo, diseñó también los ejes del servicio de entrega de pedidos y cobro a domicilio mediante datáfono móvil. Para ello reconvirtió a su personal, quienes pasaron de hacer labor comercial a trabajar en los procesos de preparación, entrega y cobro de los pedidos. Una vez desarrollada la idea de cuál sería los cambios a implementar para mantener el negocio abierto y operatvo, este pequeño empresario dio a conocer el nuevo servicio a sus clientes de toda la vida. En su gran mayoría, hablamos de personas mayores, que tienen que llevar a raja tabla el confinamiento en sus casas y tienen ciertas dificultades con las nuevas tecnologías.

Beneficio obtenido

Mantener el negocio abierto y operativo ya es de por sí un gran beneficio para cualquier pequeña empresa. Pero en este caso, el esfuerzo y una pizca de suerte ha hecho que la situación incluso vaya a mejor. Los clientes (personas mayores) han visto que el nuevo servicio da solución a tres de sus necesidades. Pueden quedarse en casa a salvo del COVID-19, hacer la compra semanal de fruta y verdura y no requerir para ello grandes conocimiento tecnológicos. De hecho, les basta con una simplemente llamada telefónica a la tienda de toda la vida para satisfacer. Por lo que, la novedad del servicio la recibieron de buen grado.

Por otra parte, como consecuencia del confinamiento actual, varias webs de conocidas cadenas de hipermercados están experimentando aumentos significativos de sus pedidos online. El resultado es que sus tiendas online y personal de logística están al borde del colapso. Esto se traduce en que los clientes están sufriendo colas y largos tiempos de espera para poder procesar la compra. Y cuando por fin lo consiguen, siguen sufriendo retrasos en la entrega de los pedidos, que en algunas ciudades son de hasta 10 días. Por lo que la calidad del servicio de compra online ofrecido por estas operadores se haya visto perjudicada a la baja.

Pero la cosa no acaba aquí. ya que, otra consecuencia del confinamiento, es que estos días ha aumentado mucho del uso del teléfono tradicional. Este hecho ha hecho que localmente se amplifique el efecto boca oreja del nuevo servicio. Lo que ha redundado en nuevos pedidos de más clientes. E incluso pedidos de nuevos clientes no habituales, que está teniendo problemas o sufren retrasos con los pedidos online de las grandes superficies.

Moraleja: No esperes más y actúa ya.

En España posiblemente no seamos tan buenos previsores como en otros países. Pero si algo hemos demostrado es que tenemos una gran capacidad de adaptación a las circunstancias. Lo importante ahora es que si no fuiste previsor, no esperes para serlo. Y si parte de tu actividad empresarial depende de que tus empleados puedan trabajar desde cualquier lado, no esperes más y pongas solución ahora.

Como ocurre siempre que se da una crisis, las empresas que mejor se preparen y adapten, serán las que mejor sobrevivirán a ella. Y, por supuesto, serán mucho más sensibles a la hora de implementar estrategias y tecnologías de teletrabajo que faciliten a sus empleados el desarrollo de su actividad profesional con independencia de cuál sea su localización.

A veces, cambiar una actividad presencial a prestarla en modo teletrabajo no tiene por que ser tan difícil como inicialmente pueda parecer. Basta con ponerle ingenio y esfuerzo, y apoyarse un poquito en ciertas tecnologías, sean estas punteras o no.